Bra mål frigör energi och arbetsglädje. De förenklar tänkandet och stimulerar kreativiteten. Med tydliga och förankrade mål får vi goda förutsättningar för planering, utvärdering och kommunikation. Men mål är ingen enkel mekanisk funktion. Utformandet av dem kräver varsam navigering. Skickligt processade och utformade hjälper målen till att fokusera arbetet. Därför är det viktigt att vara nyfiken, noggrann och systematisk när målen ska arbetas fram. Och att göra det tillsammans i dialog.
Allt vi lägger energi på är förknippat med mål i någon form. Vi vill uppnå eller förverkliga något. Det kan vara tydligt eller otydligt, medvetet eller omedvetet, men det är likväl det som driver oss att agera. Även organisationer finns till för att uppnå något. Organisationernas sammanhang är dock betydligt mer komplexa än den enskilde individens. Här ska visioner och övergripande mål uppnås genom verksamheter som i sin tur har olika nivåer och delar, där varje del ska bidra till det stora och samtidigt vara meningsfull i sitt eget sammanhang. Det kräver stringens och klarhet.
Därför är det betydelsefullt att organisationer har förmåga att utforma mål som är motiverande, inspirerande och som bidrar till att verksamheten förmår göra den skillnad de önskar. Förmågan gäller såväl styrelsens strategiska arbete och ledningens långsiktiga planering som arbetsgruppens och den enskilde medarbetarens fokusering av det operativa arbetet.
Mening och tydlighet
Det finns en belysande anekdot om en man som besöker ett stenbrott:
Mannen frågar en av stenhuggarna – som bistert hugger små fyrkantiga stenar – ”vad gör du?”. Stenhuggaren tittar surt upp och svarar: ”Jag hugger sten ser du väl!” Besökaren ser sig om och upptäcker en annan stenhuggare som ser mycket gladare ut. Han utför samma jobb som den förste. Besökaren ställer samma fråga igen. Stenhuggaren lyser upp och svarar: ”Jag bygger en katedral!”
Anekdoten illustrerar effekten av målfokusering: Målen befriar energi, och skapar mening, sammanhang och tillfredsställelse.
Men själva arbetet att definiera och formulera mål är också kraftfullt. Det är en grundläggande form av planering. Arbetet är en brännpunkt där värdegrund och visioner möter verkstad, resurser och omvärldsanalys. Allt gott arbete som sker här får utväxling i den fortsatta planeringen och genomförandet av verksamheten, samtidigt som grundvärderingarna bakom verksamheten blir tydligare. Därför lönar det sig att ha modet att stanna upp vid utformningen av målen. Det betalar sig mångfalt i fortsättningen. Arbetsprocessen i sig är en avgörande del i nyttan med mål, eftersom delaktigheten i skapandet ger motivation och förståelse och förankrar målen, i stället för att de blir något teoretiskt som man blir presenterad.
Med tydliga och förankrade mål får vi goda förutsättningar för planering, utvärdering och kommunikation.
Målstyrning är inget nytt. Det är beprövat, men med varierande framgång. Idé- och kunskapsinriktade organisationer har särskilt svårt att bli stringenta i målfokuseringen. Det beror bland annat på att de ofta
har ett diffust uppdrag – ofta med inriktning på vad som ska göras snarare än på vad som ska åstadkommas.
har meningsfulla uppgifter i överflöd, som berättigar görandet utan reflektion kring vad som sammantaget åstadkoms.
använder målen som sorteringsmall för verksamheter, i stället för att verkligen försöka sätta samman verksamheter som är både nödvändiga och tillräckliga för att målen faktiskt ska bli verklighet.
Allt detta bidrar ofta till frustration i den målinriktade planeringen. Det är inte lätt att definiera och formulera mål.
Tips vid utformning av mål
Hur utformar man då tydliga och effektiva mål som blir till nytta i organisationens arbete?
En viktig förutsättning för levande och verkningsfulla mål är själva processen att ta fram dem. Ju större delaktigheten i arbetet är, desto kraftfullare redskap blir målen. Här läggs grunden för förståelse, engagemang och ansvarstagande bland dem som deltar. Det är i de samtalen målen utformas, modelleras, prövas och bryts ned i delmål och vägval.
Några enkla – men mycket betydelsefulla stödfrågor är till stor hjälp i arbetet att utforma mål. Ta gärna fram en verksamhetsplan eller något annat styrdokument som innehåller mål. Välj ett av målen. Pröva målet med de här kontrollfrågorna:
Beskriver målet vad som ska göras, eller vad som ska åstadkommas?
Ett väl utformat mål anger vad som har uppnåtts när vi lyckats. Alltså vad som ska åstadkommas. Ofta anger det också vem eller vad som är huvudperson för insatsen – alltså till vems förmån insatsen utförs. Målet anger alltså inte primärt vad som ska göras, hur det ska göras eller vem som ska göra det. Det beskriver den nya situation som insatsen ska åstadkomma. För en utbildning kan målet till exempel vara: ”Deltagarna behärskar den nya bokföringsmetoden”.
Är begreppen i målet tydliga och entydiga?
Ett väl utformat mål innehåller begrepp som alla berörda förstår. Annars blir det svårt att planera utifrån målet, liksom att kommunicera om målets innehåll. Vaga eller mångtydiga begrepp gör också att vi får svårt att utvärdera och därmed kontrollera om vi nått målet.
Samtalen om begrepp i målformuleringar är ett meningsfullt ideologiskt arbete eftersom begreppen ofta berör organisationens ”själ”. Samtalet grundas ofta på stoff från organisationens uppdrag, vision och värdegrund, men lika ofta bidrar samtalet med stoff till dessa strategiska grundelement.
Beskriver målet vad verksamheten/insatsen ska bidra till eller bidra med?
Ett väl utformat mål anger vad vi ska bidra med − det vi kan ta ansvar för och lova något om. Naturligtvis ska målen också relatera till andra överordnade mål, som verksamheten eller insatsen vill bidra till.
Skillnaden är viktig, för så länge vi håller oss på bidra med-sidan har vi kontroll över planeringen och kan pröva om delmålen och insatserna tillsammans faktiskt gör att vi når målet. Om vi kliver över gränsen för det vi har makt över blir målen otydliga och planeringen svår.
Är målet formulerat så att vi kan kontrollera om vi nått det?
Ett väl utformat mål ger oss möjlighet att kontrollera om och när det uppfyllts, och i vilken grad vi närmar oss uppfyllelsen. Det kanske kan ske genom en direkt kontroll av själva måluppfyllelsen, eller också genom en indikator som tyder på att vi nått målet. I exemplet med bokföringsutbildningen kan en indikator vara antalet upptäckta fel i bokföringen.
Utgör insatserna eller delmålen det som är både nödvändigt och tillräckligt för att nå målet?
Allt som planeras och utförs ska samverka så att målet uppnås. Varken mer eller mindre. Ingredienserna ska därför samtidigt vara nödvändiga, alltså det som absolut inte kan undvaras; och tillräckliga, alltså inte mer än vad som behövs.
Ingredienserna som förverkligar målet kan utgöras av aktiviteter, eller av olika nivåer av delmål som till slut förverkligas genom konkreta aktiviteter. Varje delmål måste naturligtvis ha samma goda kvalitet som huvudmålet.
Vem äger målet?
Varje mål behöver ha någon som tar det yttersta ansvaret för att det uppnås. Annars är risken stor att insatserna inte alls samverkar som vi tänkt. Ansvaret måste givetvis kombineras med både resurser och mandat. Om processen att ta fram målen sker verksamhetsnära och med hög delaktighet finns goda förutsättningar att säkra ägandet.
Lyhras erbjudande
Vi på Lyhra stödjer gärna ert arbete med att utforma mål – för till exempel verksamheter, projekt eller för hela din organisation. Det är alltid spännande reflektionsprocesser som bidrar till fördjupning, energi och utveckling. Vi har ett knippe enkla och pedagogiska metodverktyg som hjälper er att navigera genom målarbetets många spännande vindlingar.
Välkommen att kontakta oss!